Archivace dokumentů: Výzva pro malé i velké firmy

PR článek - Doba, po kterou jsou podnikatelé a firmy povinni archivovat účetní doklady, může být až 10 let (platí pro účetní závěry a výroční zprávy). Podnikatelé a firmy jsou pak zodpovědní za to, že účetní dokumenty zůstanou po celou dobu povinné archivace neporušené, čitelné a zároveň je v případě potřeby musí být schopni neprodleně přeložit kontrolním orgánům.

Přidejte svůj názor

Kancelářská technika, ilustrační fotografie

S ohledem na různou formu technologií, s jejichž pomocí byl doklad vystaven, rozdílné rozměry těchto dokumentů apod., archivace se pro podnikatele a firmy může snadno stát problémem. Nejenže si musí zajistit místo, kde budou dokumenty archivovány, ale také musí pro archivaci zvolit vybavení, jež dokumenty ochrání před vlhkem, škůdci apod. Neméně důležité je vybrat takové vybavení, které je schopno pojmout maximum dokladů na minimálním prostoru.

Celý proces úspěšné archivace začíná správným rozřazením dokumentů, jejich řádným založením a následně uložením do archivu.

Pořadače

Standardní pořadače pojmou různé množství papíru (šířka hřbetu pořadačů se pohybuje od 20 mm po 70 mm), zpravidla o rozměru A4. Již po prvním roce podnikání se může ukázat jako nešťastný výběr pořadačů s menší kapacitou, které poskládané vedle sebe v regálu pojmou více místa než pořadače schopné pojmout více kusů dokumentů. Úsporu prostoru nabízí i pákové pořadače, které při troše síly jsou schopny pojmout větší než doporučený počet listů a zabrat tak ještě méně místa.

Kromě toho, při manipulaci s pořadači jistě oceníte, pokud nebude docházet k vypadávání dokumentů z důvodu poškození upínacích kroužků. Vhod přijde i rado mechanismus, který brání otevření pořadače při manipulaci.

Co je dobré vzít v potaz při výběru pořadače?

  • šířku hřbetu (tj. kapacitu)
  • systém úchytu dokumentů
  • materiál hřbetu (plast, prešpán, polypropylen, karton apod.)

Zásuvkové moduly

Samozřejmě, dokumenty nesměřují okamžitě do archívu. Doklady vystavené v aktuálním účetním období jsou často shromažďovány v kancelářích či technických místnostech administrativních budov, které nejsou vybaveny reály, ale např. pouze zásuvnými moduly. Kvalitní zásuvkový modul má dostatečnou hloubku, vysoký počet přihrádek, je připraven na dokumenty o formátu A4 či A3 a jeho rozměry jsou ideální pro prostor, v němž jsou postaveny.

Levné a nekvalitní zásuvkové modely Vám mohou působit komplikace způsobené s opakovaným vypadáváním dokumentů (z důvodu nedostatečné hloubky), ukládáním dokumentům mimo přihrádky, a tedy popření myšlenky systematického ukládání dokumentů (z důvodu nedostatečného počtu či kapacity přihrádek).

Kartotéky

Podobně jsou na tom kartotéky. Ty by také měly mít odpovídající hloubku zásuvek. Zároveň, v případě kartoték je důležitá výška zásuvky a možnost popisu jednotlivých zásuvek pro usnadnění orientace.

Co vzít v potaz u zásuvkových modulů a kartoték?

  • hloubku
  • rozměry (výška, šířka)
  • kapacita
  • nosnost
  • kvalita použitých materiálů

Otočné skříně na pořadače

Pořadače, jež jsou přítomné v kancelářích je rovněž vhodné skladovat tak, aby se jich na minimum prostoru vešlo co nejvíce a kanceláře účetních či ekonomů tak brzy nezačaly připomínat samotný archiv. S optimalizací prostoru „obětovaného“ pořadačům Vám skvěle poslouží skříně s otočným regálem na pořadače. Tyto skříně nejenže pojmou velké množství pořadačů, díky točícímu mechanismu, Vy či Vaši zaměstnanci budete mít každý pořadač snadno přístupný, tj. nebudete muset vyndávat a pak opět vracet zpět několik pořadačů.

Co vzít v potaz u otočné skříně na pořadače?

  • kapacita pořadačů s konkrétní šířkou hřbetu
  • nosnost
  • výška zásuvek
  • rozměry


Další „malí“ pomocníci, kteří Vám usnadní práci s dokumenty a jejich následnou archivaci:

  • desky a rychlovazače
  • odkladače
  • plastové obaly
  • archivační kartony
  • lístkovnice


Kompletní sortiment pro archivaci dokumentů najdete na této stránce.

Vstupte do diskuze
Google+ Vytisknout Zašlete tip redakci na článek

Bezpečné půjčování peněz: Tato pravidla nesmíte opomenout

09.11.2018 02:57 Jakákoli půjčka s sebou nese jistou míru rizika. Jen málokdo je schopen se stoprocentní jistotou…

Související:

Zprávy odjinud

Právě se děje

Další zprávy

reklama
reklama