Praha - Nestíháte svou práci za obvyklých 8 hodin? A neděláte chybu v takové běžné činnosti, jako je využívání e-mailu? Podle statistik strávíme průměrně 15-20 hodin týdně právě vyřizováním mailů, přitom jen 15 % z nich opravdu k něčemu slouží. Další časové ztráty si sami způsobujeme tím, že elektronickou poštu využíváme neefektivně a z užitečného nástroje se stává časožrout. Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy Gopas, proto nabízí 5 jednoduchých doporučení a rad, čeho se při práci s e-maily vyvarovat.
Nekoncepční práce s poštou
Vašemu pracovnímu tempu ani systematičnosti rozhodně nepřidá neustálé přerušování práce, například kvůli novému e-mailu, který si nežádá okamžitou odpověď. Bude postačující, když budete poštu kontrolovat každých 15 minut v případě, že potřebujete být v soustavném kontaktu s klienty či obchodními partnery. Při běžném režimu stačí kontrola mailů v hodinovém intervalu. Poštu, kterou lze vyřídit do dvou minut, řešte okamžitě, zbytek si rozplánujte.
Chybějící nebo nic neříkající předměty zpráv
Obsah emailové korespondence má být zřejmý již z předmětu zprávy. Lidé se tak mohou snadno rozhodnout, zda si e-mail přečtou ihned, nebo až později. Předmět emailu proto nikdy nevynechávejte. „Adresátovi i sobě samým tím ušetříte čas i v okamžiku, kdy budete chtít zprávu dohledat v historii vaší komunikace. Jestliže budete měnit téma korespondence, nezapomeňte to uvést do předmětu mailu," doporučuje Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy Gopas.
Nevyužívání úkolového kalendáře
Pokud si rádi zapisujete pracovní úkoly na snadno ztratitelné kousky papíru, a navíc máte náchylnost k jejich odkládání, zkuste na sebe vyzrát. Používejte úkolový kalendář, který je součástí každého poštovního klienta. Formou automatických pripomínek tak získáte jasný přehled o vašich zamýšlených aktivitách, jejich načasování, prioritě i stavu rozpracování. Zkuste si v kalendáři připsat ke každému úkolu i přibližný čas, který budete potřebovat k jeho splnění. Budete se lépe orientovat ve vašem time-managementu. Definujte si rovněž dobu na plnění drobných pracovních povinností, které bez rozmyslu odkládáte. V opačném případě vám brzy přerostou přes hlavu, budou rozmělňovat vaši pozornost a brát energii.
Vynechávání relevantních adresátů v kopiích
Nechtěného časožrouta si vyrobíte i v případě, že přestanete dávat do kopie veškeré relevantní účastníky komunikace. Snadno pak ztrácíte jednotnou linii a vaši kolegové budou mít neúplné informace. Potom se může stát, že se někdo z vynechaných spolupracovníků začne věnovat úkolu, který je již vyřešený nebo na něm dávno pracuje někdo jiný.
E-mail jako nástroj na všechno
I když je e-mail velmi univerzální pomocník, není vhodný na všechno. „Koordinace práce na větším projektu je nad možnosti nejen programu, ale především adresátů – pokud do dokumentu zanáší změny více lidí, šéf jej průběžně komentuje a připomínkuje, různí členové týmu uplatňují své připomínky, vznikne pouze zmatek a časová ztráta. Také v případě, že je potřeba se na něčem dohodnout či najít společné řešení, je lepší jeden telefonát než série mailů," uzavírá Jan Dvořák z Gopasu.
Související
Google nově umožní se odhlásit z hromadně rozesílaných e-mailů
ÚOOÚ si posvítil na nevyžádaná obchodní sdělení, udělil pokuty za statisíce
Aktuálně se děje
před 7 minutami
Moderátor po útoku na Fica vyzval k odstranění belgického premiéra
před 47 minutami
Proč došlo k atentátu na Fica? Policie zjistí, jestli byl útočník zradikalizovaný
před 1 hodinou
Ukrajinské drony napadly ruské černomořské základny. Rusko jich údajně sestřelilo přes sto
před 1 hodinou
Atentát na Fica vyvolal na internetu bouří. EK tlačí na sociální sítě
před 3 hodinami
Víkendové počasí: Teplejší bude neděle, vyplývá z předpovědi
včera
Padělatel vstupenek na MS v hokeji dopaden. Případů bude více, tvrdí policie
včera
Největší lesní požár v historii země se dostal k soudu. Muži hrozí 15 let
včera
Podporujme Ukrajinu, ale hledejme i řešení konfliktu, zdůraznil Pavel
včera
Počasí na 14 dní: Meteorologové už určili nejteplejší den příštího pracovního týdne
včera
U policie definitivně skončil muž, který napadal lidi před pražským barem
včera
Česká policie reagovala po atentátu na Fica. Rakušan promluvil o opatřeních
včera
Týdenní výhled filmů: Návrat Karla IV., demytizace Dubčeka a umělecký Indiana Jones
včera
Odbory ruší protivládní protest. Po atentátu na Fica nechtějí eskalovat situaci
včera
Zásah v sídle BIS. Na podatelně se objevila podezřelá zásilka
včera
Pellegrini: S Ficem jsem hovořil. Jeho stav je vážný, to nejtěžší má před sebou
včera
Požár průmyslové budovy v Kladně. Více než sto hasičů ho dostalo pod kontrolu
včera
Zelenskyj dorazil do boji zmítaného Charkova. Ukrajina zastavila ruský postup
včera
Kaliňák: Ficova zranění jsou rozsáhlá. Mnoho věcí se bude muset znovu naučit
včera
Atentát na Fica byl politicky motivovaný, tvrdí vnitro. Šéf kandidátky Hlasu dostal výhrůžky smrtí
včera
Poslední rozloučení s Vlastimilem Harapesem. Národní divadlo prozradilo podrobnosti
Poslední rozloučení se zesnulým tanečníkem a hercem Vlastimilem Harapesem se uskuteční příští týden v pondělí, informovalo Národní divadlo na webových stránkách. Harapes zemřel po těžké nemoci ve středu, bylo mu 77 let.
Zdroj: Jan Hrabě