Pět užitečných tipů jak (ne)používat elektronickou poštu

Nekoncepční práce s poštou

Vašemu pracovnímu tempu ani systematičnosti rozhodně nepřidá neustálé přerušování práce, například kvůli novému e-mailu, který si nežádá okamžitou odpověď. Bude postačující, když budete poštu kontrolovat každých 15 minut v případě, že potřebujete být v soustavném kontaktu s klienty či obchodními partnery. Při běžném režimu stačí kontrola mailů v hodinovém intervalu. Poštu, kterou lze vyřídit do dvou minut, řešte okamžitě, zbytek si rozplánujte.

Chybějící nebo nic neříkající předměty zpráv

Obsah emailové korespondence má být zřejmý již z předmětu zprávy. Lidé se tak mohou snadno rozhodnout, zda si e-mail přečtou ihned, nebo až později. Předmět emailu proto nikdy nevynechávejte. „Adresátovi i sobě samým tím ušetříte čas i v okamžiku, kdy budete chtít zprávu dohledat v historii vaší komunikace. Jestliže budete měnit téma korespondence, nezapomeňte to uvést do předmětu mailu," doporučuje Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy Gopas.

Nevyužívání úkolového kalendáře

Pokud si rádi zapisujete pracovní úkoly na snadno ztratitelné kousky papíru, a navíc máte náchylnost k jejich odkládání, zkuste na sebe vyzrát. Používejte úkolový kalendář, který je součástí každého poštovního klienta. Formou automatických pripomínek tak získáte jasný přehled o vašich zamýšlených aktivitách, jejich načasování, prioritě i stavu rozpracování. Zkuste si v kalendáři připsat ke každému úkolu i přibližný čas, který budete potřebovat k jeho splnění. Budete se lépe orientovat ve vašem time-managementu. Definujte si rovněž dobu na plnění drobných pracovních povinností, které bez rozmyslu odkládáte. V opačném případě vám brzy přerostou přes hlavu, budou rozmělňovat vaši pozornost a brát energii.

Vynechávání relevantních adresátů v kopiích

Nechtěného časožrouta si vyrobíte i v případě, že přestanete dávat do kopie veškeré relevantní účastníky komunikace. Snadno pak ztrácíte jednotnou linii a vaši kolegové budou mít neúplné informace. Potom se může stát, že se někdo z vynechaných spolupracovníků začne věnovat úkolu, který je již vyřešený nebo na něm dávno pracuje někdo jiný.

E-mail jako nástroj na všechno

I když je e-mail velmi univerzální pomocník, není vhodný na všechno. „Koordinace práce na větším projektu je nad možnosti nejen programu, ale především adresátů – pokud do dokumentu zanáší změny více lidí, šéf jej průběžně komentuje a připomínkuje, různí členové týmu uplatňují své připomínky, vznikne pouze zmatek a časová ztráta. Také v případě, že je potřeba se na něčem dohodnout či najít společné řešení, je lepší jeden telefonát než série mailů," uzavírá Jan Dvořák z Gopasu.