Archivace dokumentů: Výzva pro malé i velké firmy

S ohledem na různou formu technologií, s jejichž pomocí byl doklad vystaven, rozdílné rozměry těchto dokumentů apod., archivace se pro podnikatele a firmy může snadno stát problémem. Nejenže si musí zajistit místo, kde budou dokumenty archivovány, ale také musí pro archivaci zvolit vybavení, jež dokumenty ochrání před vlhkem, škůdci apod. Neméně důležité je vybrat takové vybavení, které je schopno pojmout maximum dokladů na minimálním prostoru.

Celý proces úspěšné archivace začíná správným rozřazením dokumentů, jejich řádným založením a následně uložením do archivu.

Pořadače

Standardní pořadače pojmou různé množství papíru (šířka hřbetu pořadačů se pohybuje od 20 mm po 70 mm), zpravidla o rozměru A4. Již po prvním roce podnikání se může ukázat jako nešťastný výběr pořadačů s menší kapacitou, které poskládané vedle sebe v regálu pojmou více místa než pořadače schopné pojmout více kusů dokumentů. Úsporu prostoru nabízí i pákové pořadače, které při troše síly jsou schopny pojmout větší než doporučený počet listů a zabrat tak ještě méně místa.

Kromě toho, při manipulaci s pořadači jistě oceníte, pokud nebude docházet k vypadávání dokumentů z důvodu poškození upínacích kroužků. Vhod přijde i rado mechanismus, který brání otevření pořadače při manipulaci.

Co je dobré vzít v potaz při výběru pořadače?

šířku hřbetu (tj. kapacitu) systém úchytu dokumentů materiál hřbetu (plast, prešpán, polypropylen, karton apod.) Zásuvkové moduly

Samozřejmě, dokumenty nesměřují okamžitě do archívu. Doklady vystavené v aktuálním účetním období jsou často shromažďovány v kancelářích či technických místnostech administrativních budov, které nejsou vybaveny reály, ale např. pouze zásuvnými moduly. Kvalitní zásuvkový modul má dostatečnou hloubku, vysoký počet přihrádek, je připraven na dokumenty o formátu A4 či A3 a jeho rozměry jsou ideální pro prostor, v němž jsou postaveny.

Levné a nekvalitní zásuvkové modely Vám mohou působit komplikace způsobené s opakovaným vypadáváním dokumentů (z důvodu nedostatečné hloubky), ukládáním dokumentům mimo přihrádky, a tedy popření myšlenky systematického ukládání dokumentů (z důvodu nedostatečného počtu či kapacity přihrádek).

Kartotéky

Podobně jsou na tom kartotéky. Ty by také měly mít odpovídající hloubku zásuvek. Zároveň, v případě kartoték je důležitá výška zásuvky a možnost popisu jednotlivých zásuvek pro usnadnění orientace.

Co vzít v potaz u zásuvkových modulů a kartoték?

hloubku rozměry (výška, šířka) kapacita nosnost kvalita použitých materiálů Otočné skříně na pořadače

Pořadače, jež jsou přítomné v kancelářích je rovněž vhodné skladovat tak, aby se jich na minimum prostoru vešlo co nejvíce a kanceláře účetních či ekonomů tak brzy nezačaly připomínat samotný archiv. S optimalizací prostoru „obětovaného“ pořadačům Vám skvěle poslouží skříně s otočným regálem na pořadače. Tyto skříně nejenže pojmou velké množství pořadačů, díky točícímu mechanismu, Vy či Vaši zaměstnanci budete mít každý pořadač snadno přístupný, tj. nebudete muset vyndávat a pak opět vracet zpět několik pořadačů.

Co vzít v potaz u otočné skříně na pořadače?

kapacita pořadačů s konkrétní šířkou hřbetu nosnost výška zásuvek rozměry

Další „malí“ pomocníci, kteří Vám usnadní práci s dokumenty a jejich následnou archivaci:

desky a rychlovazače odkladače plastové obaly archivační kartony lístkovnice

Kompletní sortiment pro archivaci dokumentů najdete na této stránce.